Z uwagi na zamknięcie lub ograniczenie dostępu do biur w czasie wprowadzenia stanu epidemii, wielu zamawiających stanęło przed dylematem w jaki sposób przeprowadzić procedurę jawnego otwarcia ofert. Pojawiły się też pytania czy uzasadnione jest przedłużanie terminu składania ofert w postępowaniach „podprogowych”, gdzie oferty składane są w formie pisemnej, a jeśli nie ma takiej możliwości – w jaki sposób ograniczyć kontakt osobisty przy składaniu ofert.

Możliwość przedłużenia terminu składania i otwarcia ofert
Rozwiązaniem dla wielu zamawiających, którzy mogą pozwolić sobie na przedłużenie czasu trwania postępowania, jest przedłużenie terminu składania ofert. Zgodnie bowiem z art. 38 ust. 4 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (t.j. Dz.U. z 2019 r., poz. 1843; dalej jako: „ustawa Pzp”), w uzasadnionych przypadkach zamawiający może przed upływem terminu składania ofert zmienić treść specyfikacji istotnych warunków zamówienia. Zamawiający może zatem – biorąc pod uwagę zaistniałą sytuację epidemiologiczną związaną z rozprzestrzenianiem się koronawirusa (COVID19), która może mieć istotny wpływ na właściwe przygotowanie ofert w postępowaniu, dokonać zmiany terminu składania i otwarcia ofert.

Składanie ofert w formie elektronicznej
Nie ulega także wątpliwości, że zamawiający mogą wprowadzić możliwość składania ofert w przetargach poniżej progów unijnych, gdzie elektronizacja zamówień nie została jeszcze wprowadzona, w formie elektronicznej. Podstawę znajdziemy w art. 18a ust. 4 ustawy z dnia 22 czerwca 2016 r. o zmianie ustawy – Prawo zamówień publicznych oraz niektórych innych ustaw (Dz.U. z 2016 r. poz. 1020 z późn. zm.), który brzmi:

„4) oferty i wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu o udzielenie zamówienia publicznego oraz oświadczenie, o którym mowa w art. 25a ustawy zmienianej w art. 1 (ustawy Prawo zamówień Publicznych – przyp. red.), składa się, pod rygorem nieważności, w formie pisemnej, albo – za zgodą zamawiającego – w postaci elektronicznej, opatrzone odpowiednio własnoręcznym podpisem albo kwalifikowanym podpisem elektronicznym”

Z tego przepisu wynika, że zamawiający nie mają obecnie możliwości wyłączenia możliwości składania ofert pisemnych. Zatem zamawiający, który dopuści w postępowaniach „podprogowych” składanie ofert elektronicznych, będzie zobowiązany przyjmować również oferty pisemne. Użyty w tym przepisie spójnik „albo” oznacza uprawnienie dla wykonawcy do wyboru formy złożenia oferty i jednocześnie obowiązek złożenia jej tylko w jednej z wybranych form.

Pomimo że rozwiązanie takie nie eliminuje problemu z przyjmowaniem ofert pisemnych, należy je ocenić bardzo pozytywnie. Znakomita część wykonawców składa swoje oferty już teraz w postępowaniach unijnych wyłącznie w formie elektronicznej i wprowadzenie takiej możliwości również w postępowaniach „podprogowych” może nie stanowić dla nich problemu.

Otwarcie ofert on–line
W obliczu wprowadzenia stanu epidemii szczególnie ryzykowne zarówno dla zamawiających, jak i wykonawców staje się jawne otwarcie ofert. Szybko pojawił się pomysł transmisji otwarcia ofert on–line. Rozwiązanie to zostało zaakceptowane przez Urząd Zamówień Publicznych. W oficjalnym komunikacie z dnia 16 marca 2020 r., Urząd Zamówień Publicznych potwierdził, że transmisja on-line z otwarcia ofert w zaistniałej sytuacji stanu epidemii w sposób wystarczający realizuje zasadę o której mowa w art. 86  ust. 2 ustawy Pzp. Jak czytamy w komunikacie: „Przepis ten stanowi, że otwarcie ofert jest jawne i następuje bezpośrednio po upływie terminu do ich składania, z tym że dzień, w którym upływa termin składania ofert, jest dniem ich otwarcia. Tym samym brak możliwości fizycznej obecności zainteresowanych osób przy otwarciu ofert z jednoczesnym zapewnieniem transmisji online i podaniu uprzedniej informacji o transmisji – nie będzie stanowić naruszenia przepisów ustawy Pzp.”

W celu zapewnienia przejrzystości i jawności postępowania, warto w treści SIWZ wskazać za pomocą jakiego narzędzia będzie przeprowadzona transmisja on-line oraz opisać wykonawcom działania, jakie powinni podjąć, aby móc uczestniczyć w sesji otwarcia ofert na żywo (np. zasady prowadzenia transmisji na żywo za pośrednictwem serwisu YouTube).

Autor: Kinga Rochalska, adwokat w kancelarii Leśnodorski Ślusarek i Wspólnicy